档案管理现状   

一、 集团档案管理目前存在的主要问题：  

（一）各部门应移交集团档案室的档案归档范围不够明确，使得各部门不清楚哪些档案 应移交集团档案室存档。  

（二）《档案管理制度》的执行力度不够，缺少执行监管。 

（三）公司早期资料缺失严重。 

（四）档案借阅审批流程繁琐，遇到一些工作比较紧急情况时，无法及时完成借阅审批。 

（五）权限设置不够合理，某些部门（审计）因工作需要常需查阅大量档案，但因权限 的限制，每一类档案都进行借阅流程，影响工作效率。 

（六）档案系统：  

1. 档案系统缺少关键字检索功能，不方便搜索。  

2. 一次借多种档案时，必须在不同类别的档案库中分别发起借阅，不能合并起一个借阅，使用比较麻烦。   

3. 公开类档案（证照类）无法发起借阅。   

二、 存在原因  

（一）对于各部门档案状况了解不够，《档案管理制度》的编制缺少针对性及可操作性。 

（二）对《档案管理制度》的执行缺少有效的监督措施。  

（三）由于公司早期对档案缺乏有效的管理，造成历史资料缺失严重。 

（四） 档案系统的设计？   

三、 未来管理规划  

（一）对现行《档案管理制度》进行有针对性的修订：  

1. 广泛征求各部门意见，深入调查，根据各部门实际情况对档案的归档范围进行明确规定；  

2. 对《档案管理制度》的执行增加相应的监管措施。  

3. 对缺失的早期历史资料咨询相关部门和当事人，尽量补齐？  

（二）建议各部门（项目公司）设置兼职资料员负责本部门的档案收集整理、查询借阅 流程的发起及上报集团档案室归档，与集团档案主管进行对接。各部门兼职资料员在每月规定时间上报本部门当月的收文纪录，以备档案室检查该部门当月归档档案的齐全与否。  

（三）对工程项目的档案加强过程监控，不定期到项目进行检查，以保证该项目档案的 及时完整性，以便于最后竣工资料的移交。  

（四）为加强对各项目竣工资料的监管，建议设立各施工单位的结算审批流程，在由预 算部门同意结算付款前，先经档案主管审批，确认该施工单位竣工资料完整有效并移交完毕后，方可与该单位办理结算。  

（五）在保证档案借阅安全的前提下，对审批流程重新梳理，对一些特殊情况制订相应 措施（先和相关领导电话沟通？）。  

（六）档案查阅权限的设定还需和相关领导商讨如何设置。 

（七）之后档案加工如何进行？ 

（八）档案系统的改进升级？